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Hinweise zum Bearbeiten von Terminen

• Reihenfolge der Datensätze auf der Seite "Termine bearbeiten"
• Angebotene Aktionen
• Das bewirken die Aktionen
  • Einfügen
  • Duplizieren
  • Ändern
  • Verbergen
  • Aktivieren
  • Zur Auswahl
• Problematische Datensatztypen
  • Duplikat
  • Unvollständiger Datensatz
  • Leerer Datensatz
• Felder im Datensatz/Formular
  • Das Feld "ID"
  • Das Auswahlfeld "Typ"
  • Die Eingabefelder für das Datum
  • Texteingabefelder und Texteingabebereiche
  • Das Auswahlfeld "sichtbar"

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Reihenfolge der Datensätze auf der Seite "Termine bearbeiten"

Die Tabelle unter der Überschrift "vorhandene Datensätze, die angezeigt werden können" enthält alle in der Datenbank vorhandenen Termine, für die ein Anfangsdatum und mindestens eine Bezeichnung eingetragen ist. Diese aus Sicht der Datenbank vollständigen Datensätze werden in absteigender Reihenfolge angezeigt. Der Datensatz, dessen Anfangsdatum am weitesten in der Zukunft liegt, befindet sich daher am Anfang der Tabelle, und der Datensatz, dessen Anfangsdatum am weitesten in der Vergangenheit liegt, am Ende der Tabelle. Termine mit gleichem Anfangsdatum folgen aufeinander, wobei diese nach ihrer ID sortiert werden.

Sofern unvollständige Datensätze in der Datenbank vorhanden sind, werden diese unter der Überschrift "unvollständige Datensätze" angezeigt, damit sie leicht zu entdecken sind und vervollständigt werden können. In dieser Liste sind u.U. auch "Kopiervorlagen" für Termine enthalten, um die Neuerfassung eines Termins zu erleichtern.

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Angebotene Aktionen

Auf der Übesichtsseite sind jedem vorhandenen Termindatensatz Schalter für folgende Aktionen zugeordnet: Ändern, Duplizieren, Verbergen und Aktivieren. Außerdem enthält die Übersichtsseite am Seitenende den Schalter zum Einfügen eines neuen Datensatzes.

Auf der Seite, die anzeigt, dass die gewünschten Änderungen an der Datenbank nicht durchgeführt werden konnten, weil ein Duplikat in der Datenbank vorhanden ist, sind folgende Schalter enthalten: Duplizieren, Termin eintragen (unterhalb der Tabelle mit den Eingabefeldern) und zur Auswahl.

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Das bewirken die Aktionen

Einfügen

Wird in der Tabelle der Schalter "Einfügen" gewählt, wird die leere Eingabemaske für einen Datensatz angezeigt.

Sobald das Formular mit dem Schalter "Termin einfügen" abgeschickt wird, prüft das System zunächst die Eingaben und entscheidet dann, ob der Datensatz eingetragen werden kann oder das Eingabeformular erneut angezeigt werden muss.
Sofern entweder kein zulässiges Startdatum und/oder keine der drei folgenden Angaben (Veranstaltungsort, Veranstaltungsbezeichnung, Veranstalter) vorhanden ist, wird das Eingabeformular neu angezeigt.
Falls die erforderlichen Angaben vorhanden und zulässig sind, wird geprüft, ob in der Datenbank schon ein Termin vorhanden ist, der bezüglich des Datums, des Veranstaltungsortes, der Veranstaltungsbezeichnung und des Veranstalternamens identische Werte enthält. Trifft das nicht zu, wird der Termin in die Datenbank eingetragen. Dabei wird ggf. eine unzulässige Datumsangabe für das Enddatum entfernt. Hat die Prüfung allerdings ergeben, dass ein Duplikat vorhanden ist, wird dieses zur Bearbeitung angeboten.

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Duplizieren

Falls der Schalter "Duplizieren" gewählt wird, wird ein Formular mit einer dreispaltigen Tabelle angezeigt. Die mittlere Spalte enthält die Werte, welche der Original-Datensatz besitzt, der dupliziert werden soll. Die rechte Tabellenspalte enthält die Formularfelder für den Datensatz, der neu eingefügt werden soll.
Um den Schreibaufwand zu reduzieren, werden bis auf die Angaben in den Zeilen "Einladung", "Protokoll", "Bericht" und "Bemerkung" die Werte aus dem Original-Datensatz in die Formularfelder eingetragen. Die Werte der zuvor genannten Zeilen werden nicht aus dem Orignal-Datensatz übernommen, weil davon ausgegangen wird, dass sich die beiden Termine immer diesbezüglich unterscheiden werden.
Es muss allerdings mindestens in einem der folgenden Felder ("Anfangsdatum", "Ort", "Bezeichnung", "Veranstalter") der Wert gegenüber dem Original-Datensatz verändert worden sein, damit der neue Datensatz eingefügt werden kann. Ansonsten würde der Termin nicht gespeichert, da er dann ein Duplikat wäre.

Sobald das Formular mit dem Schalter "Termin eintragen" abgesendet wird, ist der Ablauf wie bei der Aktion Ändern.

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Ändern / Eintragen

Wird in der Tabelle der Schalter "Ändern" für einen Termin gewählt, wird eine Tabelle angezeigt, in deren mittlerer Spalte die Werte angezeigt werden, welche für den ausgewählten Datensatz in der Datenbank vorhanden sind. Die rechte Tabellenspalte enthält Formularfelder, in denen die gewünschten Änderungen eintragen können.
Um den Schreibaufwand zu reduzieren, werden alle vorhandenen Angaben in die Formularfelder eingetragen. Es muss nur der Inhalt jener Felder bearbeitet werden, die geändert werden sollen. Sobald das Formular abgeschickt wird, werden die Dantenbankfelder automatisch mit den Inhalten der Formularfelder überschrieben, es sei denn, es tritt eine der folgenden Ausnahmen auf.

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Verbergen

Wird der Schalter "Verbergen" gewählt, wird als Sicherheitsabfrage eine Seite angezeigt, auf welcher nur der ausgewählte Datensatz angezeigt wird.
Wenn auf dieser Seite der Schalter "Termin verbergen" gewählt wird, wird in der Datenbank für diesen Termin in das Feld "sichtbar" immer der Wert, der "nein" repräsentiert, geschrieben.
Ein Klick auf den Schalter "zur Auswahl" bricht die Aktion ab und lässt den Datensatz unverändert.

Mit dieser Aktion kann kein Datensatz gelöscht werden. Durch das Verbergen wird lediglich verhindert, dass ein Termin in den öffentlichen Terminübersichten angezeigt wird.
Nur Personen, die mindestens das Recht "verwalten" im Termin-Bereich besitzen, dürfen Termine endgültig aus der Datenbank löschen. Das Formular dafür können diese Personen mit dem Schalter "Termin löschen" aus der Bereichsnavigation aufrufen.

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Aktivieren

Wird der Schalter "Aktivieren" gewählt, wird als Sicherheitsabfrage, eine Seite angezeigt, auf welcher nur der ausgewählte Datensatz angezeigt wird.
Wenn auf dieser Seite der Schalter "Termin aktivieren" gewählt wird, wird in der Datenbank für den Termin in das Feld "sichtbar" immer der Wert geschrieben, der "ja" repräsentiert.
Ein Klick auf den Schalter "zur Auswahl" bricht die Aktion ab und lässt den Datensatz unverändert.

Ein aktivierter Termin wird allerdings nur dann in den öffentlich sichtbaren Terminlisten angezeigt, wenn für den Termin sowohl ein Anfangsdatum eingetragen ist als auch das Feld "Bezeichnung" für den Termin nicht leer ist.

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Zur Auswahl

Mit dem Schalter "zur Auswahl" wird die Seite aufgerufen, auf der sämtliche vorhandenen Termine der zuvor festgelegten Terminart zur Auswahl angeboten werden. Außerdem enthält diese Seite den Schalter, mit dem das Einfügen eines neuen Termins zu der Terminart gestartet werden kann.

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Problematische Datensatztypen

Duplikat

Ein Datensatz, der per Eingabeformular an die Datenbank gesendet wird, wird dann als Duplikat eines in der Datenbank vorhandenen Datensatzes betrachtet, wenn der gesendete Datensatz vollkommen identische Werte für das Anfangsdatum, den Ort, die Bezeichnung und den Veranstalter besitzt, wie ein in der Datenbank gespeicherter Datensatz, und die IDs der beiden Datensätze voneinander abweichen.

Weil davon ausgegangen wird, dass sich zwei Termine in mindestens einer dieser vier Eigenschaften unterscheiden müssen, wird die Eintragung eines Duplikats vom System abgelehnt.

Vollkommen identisch sind die Werte in einem Feld übrigens nur dann, wenn alle Zeichen übereinstimmen und auch die Groß- und Kleinschreibung identisch ist. Dabei werden z.B. auch alle Leerzeichen berücksichtigt, die in einem Feld zwischen den Wörtern und Zahlen enthalten sind. Allerdings werden Leerzeichen, Tabulatoren, Zeilenumbrüche zu Beginn und am Ende einer eingegebenen Zeichenkette entfernt, so dass durch derartige Zeichen - weder versehentlich noch absichtlich - eine Differenzierung zwischen zwei Datensätzen erzeugt werden kann.

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Unvollständiger Datensatz

Ein Datensatz gilt dann als unvollständig, wenn er nicht leer ist und für ihn kein zulässiges Anfangsdatum eingetragen und/oder das Feld Bezeichnung keinerlei Zeichen enthält.

Unvollständige Datensätze dürfen in die Datenbank eingetragen werden.

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Leerer Datensatz

Ein Datensatz gilt dann als leer, wenn nur die Felder ID, Typ und Sichtbarkeit einen Wert enthalten würden.

Leere Datensätze können nicht in die Datenbank eingetragen werden.

Es ist daher auch nicht möglich, einen gespeicherten Datensatz durch Löschen von Feldinhalten in einen leeren Datensatz umzuwandeln.

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Felder im Datensatz/Formular

Das Feld "ID"

Anhand der Zahl in dem Feld ID können die Termin-Datensätze von den Systemskripten eindeutig identifiziert werden.
Die ID-Nummer für den Datensatz wird in den Formularen höchstens angezeigt, kann dort aber nicht verändert werden.
Wenn Datensätze neu eingegeben oder dupliziert werden, wird in einigen Formularen statt einer Zahl das Wort NEU als Wert der ID angezeigt, weil dieser Datensatz noch nicht in der Datenbank gespeichert ist und daher auch noch keine ID besitzt. Sobald der neue Termin-Datensatz in der Datenbanktabelle gespeichert wird, weist die Datenbank dem Datensatz eine Zahl zu, die noch kein anderer Termin-Datensatz im Feld ID besitzt.

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Das Auswahlfeld "Typ"

Für jeden Datensatz muss einer der Werte aus dem Auswahlfeld "Typ" gewählt werden.
Anhand des Typs eines Termins kann z.B. dessen Darstellung geregelt werden. So kann den Terminen bei der Ausgabe in der Termintabelle auf diese Weise leicht ein Symbol zugeordnet werden, um die Terminarten optisch sofort unterscheiden zu können.

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Die Eingabefelder für das Datum

Bei eintägigen Terminen sind nur die Felder hinter "von:" auszufüllen , bei mehrtägigen Terminen zusätzlich die Felder hinter "bis:"

Jedes T, jedes M und jedes J steht dabei für eine der Ziffern zwischen 0 und 9.

Um Fehlerquellen zu reduzieren, kann die Jahreszahl nur per Auswahlmenü eingegeben werden. Weil davon ausgegangen wird, dass nur relativ aktuelle Termine in der Datenbank eingetragen bzw. bearbeitet werden, ist die Menge der Jahreszahlen, zwischen denen ausgewählt werden kann, recht beschränkt.

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Texteingabefelder und Texteingabebereiche

Texteingabefelder werden im Formular als einzeilige Felder angezeigt, die nicht vergrößert werden können. Texteingabebereiche können dagegen durch das "Anfassen" der Markierung in der unteren rechten Ecke des jeweiligen Feldes in der Größe verändert werden. Außerdem werden - wenn im Browser Javascript aktiviert ist, - bei der erstmaligen Auswahl eines Textfeldes oberhalb davon zwei Schalter in das Formular eingeblendet, über die per Dialogfenster ebenfalls die Höhe und Breite der Texteingabebereiche verändert werden kann.
Die Veränderung der Größe wirkt sich aber nur auf die Anzeige im Formular aus - nicht auf die Anzahl der Zeichen, die maximal in das Feld eingegeben und in der Datenbank gespeichert werden können.

Folgende Maximalwerte wurden für die Felder festgelegt:

Es müssen nicht alle drei Felder "Ort", "Bezeichnung" und "Veranstalter" ausgefüllt werden. Lediglich das Feld "Bezeichnung" muss einen Wert enthalten, damit der Termin in den Terminübersichten angezeigt wird. Es ist jedoch sinnvoll die Angaben zu einem Termin auf die drei Felder aufzuteilen, um dem Nutzer die Informationen übersichtlich anzeigen zu können.

Der Eintrag im Feld "Bemerkung" wird auf der Seite "Termine - offen" optisch hervorgehoben (gelb hinterlegt), damit die mit Bemerkungen versehenen Termine beim Aufruf der Terminübersicht sofort auffallen.
Diese Wirkung wird allerdings nur dann erzielt, wenn nicht jedem Termin eine Bemerkung zugewiesen ist. Daher sollte in das Feld "Bemerkung" nur dann etwas eingetragen werden, wenn dem Besucher der Website der Termin besonders auffallen soll. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn die Einladung zu einem Termin geändert wurde.
Hinweise wie "NEU" sind allerdings nicht sinnvoll, da der Besucher nicht weiß, seit wann der Eintrag neu/geändert ist. Besser sind Hinweise, die mit Datum kombiniert sind, z.B. geändert: tt.mm.jjjj.
Und wenn eine Bemerkung nicht mehr nötig ist, sollte sie entfernt werden.

In die Felder "Einladung", "Bericht" und "Protokoll" sollten nur die Links eingetragen werden, unter denen die entsprechenden Informationen im Internet abgerufen werden können.
Wenn eine Datei für eine Einladung, einen Bericht oder ein Protokoll zu einem Termin formularbasiert hochgeladen wird, wird der Link automatisch eingefügt oder ersetzt. Die Links können aber auch per Tastatur in die Felder eingetragen werden. Sinnvoll ist dann das Einfügen per copy&paste.
Wenn beim Aufruf des Formulars das Feld "Einladung" leer ist und eine Zeichenfolge in das Feld eingetragen wird, wird in der Datenbank notiert, wer den Link in den Termindatensatz eingefügt hat. Ist beim Aufruf des Formulars schon eine Zeichenfolge in dem Feld enthalten, und wird diese verändert oder entfernt, wird der Datensatz bzgl. der Angaben für die Einladung verändert. War die beim Aufruf angezeigte Zeichenfolge die Adresse einer Datei aus dem Ordner, in den formularbasiert Einladungen hochgeladen werden können, wird diese Datei umbenannt und in den Ordner für die ersetzten Einladungen verschoben. Der neue Dateiname beginnt dann immer mit dem UNIX-Zeitstempel des Zeitpunkts, an dem die Änderung ausgeführt wurde. Nach einem Unterstrich folgt dann die Identifikationsnummer der Person, welche die Datei hochgeladen hatte. Nach einem weiteren Unterstrich folgt die Identifikationsnummer der Person, welche durch ihre Aktion die Einladung in den Ordner für ersetzte Dateien verschoben hat. War die bisher eingetragene Zeichenfolge nicht der Pfad für eine Einladungsdatei, die formularbasiert hochgeladen wurde, wird der Link im Datensatz entfernt, wenn beim Absenden des Formulars das Feld "Einladung" leer war, bzw. mit dem übermittelten Wert überschrieben. Sofern der Link überschrieben wird, wird außerdem im Datensatz die Identifikationsnummer der Person eingetragen, welche den Link für die Einladung geändert hat.
Analog verhält sich das System, wenn die Werte in den Eingabefeldern "Protokoll" und "Bericht" geändert werden oder eine Datei formularbasiert hochgeladen wird.
Die Identifikationsnummern werden erfasst, damit bei Problemen mit den Dateien oder Links leicht ermittelt werden kann, wer die Dateien hochgeladen oder den Link eingefügt hat.

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Das Auswahlfeld "sichtbar"

Ein Datensatz, für den im Feld "sichtbar" die Option "ja" markiert ist, wird auf der Seite "Termine - offen" bzw. "Termine - erledigt" angezeigt, wenn mindestens ein Anfangsdatum und eine Bezeichung für den Termin eingetragen ist.
Ein Datensatz, für den die Option "nein" markiert ist, wird auf der Seite "Termine - offen" bzw. "Termine - erledigt" nie angezeigt.

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